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En primer lugar desearía agradecer al amigo
Rubén Alonso la oportunidad de colaborar mediante este escrito en su blog, que
para mí es una gran satisfacción.
Asimismo, desde aquí también desearía animarle
en esta nueva etapa profesional, con la seguridad de que le va a ir
estupendamente, porque la base para ello, aparte de un mínimo de suerte que
siempre es necesaria, es el trabajo y este punto seguro que Rubén lo cumple.
Bien, vamos pues al grano, que es el tema que
nos ocupa hoy, que aprovechando el nuevo “inicio” del amigo Rubén, es hablar de
los requisitos legales que deben cumplir las webs o blogs, y que deberían
cumplirse desde el principio de su publicación.
Hay que destacar que estos requisitos legales
son obligatorios sólo para las webs de “empresas” , pero no para el caso de que tengamos por
ejemplo, una web sobre rutas y excursiones como tengo yo, o que publiques recetas
para tus amigos, en la que no se realiza ninguna actividad comercial.
¿Cómo definir exactamente qué es una web
“comercial”?
Pues lo más seguro es ir a lo que dice la
llamada “Ley de Internet”, que realmente se llama de “Servicios de la Sociedad
de Información y Comercio
Electrónico”, y copiamos literalmente de
ella:
Se acoge, en la Ley, un concepto
amplio de «servicios de la sociedad de la información», que engloba, además de
la contratación de bienes y servicios por vía electrónica, el suministro de
información por dicho medio (como el que efectúan los periódicos o revistas que
pueden encontrarse en la red), las actividades de intermediación relativas a la
provisión de acceso a la red, a la transmisión de datos por redes de
telecomunicaciones, a la realización de copia temporal de las páginas de
Internet solicitadas por los usuarios,
al alojamiento en los propios servidores de información, servicios o
aplicaciones facilitados por otros o a la provisión de instrumentos de búsqueda
o de enlaces a otros sitios de Internet, así como cualquier otro servicio que
se preste a petición individual de los
usuarios (descarga de archivos de vídeo o audio...), siempre que represente una actividad económica para el prestador.
Por lo
tanto, lo que determinará de entrada si estamos o no sujetos a esta ley, es si
la realizamos o no una actividad económica.
Dejaremos aparte, al menos hoy, el tema de
que un particular que tenga un blog de cualquier tema, reciba ingresos por la
publicidad de Google, ya que en este punto, al menos para importes muy bajos,
está en una especie de “limbo” legal, no porqué Hacienda no crea que debería
cotizarse por eso, sino porqué en la práctica no se mete con ello, si no son
ingresos altos y sobre todo, si no son periódicos.
Volviendo al tema principal y una vez
determinado que nuestra web es “comercial”, veremos que desde el punto de vista
legal, una web está sometida básicamente a los mismos requisitos de una empresa,
ya que realmente es parte de ella, y
aunque la Ley de Internet se refiere explícitamente a este campo, la Ley de
Protección de Datos se refiere y debe aplicarse tanto a ficheros en papel como
a ficheros electrónicos. En definitiva, debe cumplirse el RGPD en tu blog o web.
Dividiremos la explicación en 2 apartados:
1-Formulario
de contacto y envío de mails
2-
Datos de identificación de nuestra empresa
1-Formulario de contacto y envío de mails
Todas las empresas deben tener sus ficheros de
datos (contabilidad, facturación, etc.) registrados en la Agencia Española de
Protección de Datos, y deberán tener un Documento de Seguridad y cumplir una
serie de requisitos, y esto es
independiente de que tengan o no web.
En una web y en relación a este tema, lo que
nos afecta es el llamado habitualmente formulario de contacto, en el que
nuestros visitantes deben dejar unos datos para ponerse en contacto con
nosotros, y dependiendo de lo que hagamos nosotros con ellos, deberemos cumplir
o no una serie de requisitos.
Opción 1: no guardamos esos datos personales
En este caso, de cara a la legislación sobre
Protección de Datos, no deberemos realizar ningún trámite especial, pero
debemos poner claramente en el formulario de contacto, que esos datos no se
guardaran en ningún fichero, y que solo se utilizarán para responder a la
consulta realizada.
Atención: hay que cumplir
eso que estamos diciendo, no vale luego enviar mails informativos o de
publicidad de nuestra empresa a estas personas, porque una cosa es que no
pongas ningún aviso ni nada en la web y otra es que pongas que no vas a
utilizar esos datos y luego los utilices, ya que entonces estas incumpliendo
tus propias normas de Protección de Datos y eso puede ser causa de una sanción.
Opción 2: guardaremos esos datos personales para enviar información
Primeramente habrá que cumplir los requisitos
habituales ante la Agencia de Protección de Datos para registrar ese
fichero, de la misma forma que ya tenemos registrados los ficheros de clientes
y proveedores de nuestro programa de contabilidad o facturación.
Y en segundo lugar hay que informar en nuestra
web (mejor en la misma página de contacto), que vamos a conservar estos
datos en un fichero y también hemos de decir para qué utilizaremos estos
datos: envío de información sobre nuestros productos, información
interesante para su sector, o lo que sea, pero hay que tener en cuenta que está
totalmente prohibida la “cesión” o “venta” de esos datos.
Por ejemplo, si ahora yo le diera al amigo
Rubén un listado de mis clientes para que les envíe información de sus servicios,
tanto yo como él podríamos estar sujetos a una fuerte sanción (siempre que no
tuviéramos el permiso escrito del interesado, claro).
Otra cosa sería el que yo envíe un mail a mis
clientes presentándoles por así decir a Rubén, que sería correcto, siempre que
se cumplan los requisitos que indico en el próximo punto.
Trato aparte tienen los Organismos Oficiales
como Hacienda, la Seguridad Social etc., a quienes sí puedes comunicarles los
datos sin permiso del interesado, (¡más bien diríamos que tienes que dárselos!),
pero siempre que haya una ley que lo establezca: a la Seguridad Social debes
darles los datos de tus trabajadores, y a Hacienda los de tus clientes/proveedores
para el Modelo 347.
¿Podremos entonces ya enviar mails de publicidad sin
problema?
Pues con algunas condiciones, ya que en este
caso, aparte de la ley de Protección de Datos, además, estaremos afectados por
la Ley de Internet.
1--- En cuanto a la Protección de Datos, deberemos enviar
los mails informativos de forma que no sean visibles las direcciones de correo,
y para ello, utilizaremos la casilla de “con copia oculta” que tienen todos los
programas de correo.
2--- En cuanto a la Ley de Internet, esta ley dice que no
se pueden enviar mails no solicitados o spam: pero aquí estamos en una especie
de círculo vicioso, porque para saber si un destinatario desea recibir o no
nuestros mails informativos, ¿Cómo lo hacemos? ¿Le enviamos un mail
preguntándoselo?
Es que este mail
también podría considerarse spam…
Hay varias
soluciones para salir del circulo, como puede ser que si existe un contrato de
servicios (por ejemplo los bancos al firmar la apertura de cuenta, etc.), que
allí solicites permiso para el envío de mails,
pero en el caso muy habitual de que no haya ningún contrato, lo que
deberemos hacer es enviar los mails informativos, poniendo de forma bien visible que se puede
dar de baja de nuestras comunicaciones, o poniendo un enlace para darse de baja
etc.
En unas charlas
sobre Protección de Datos a las que asistí hace unos años, y que pronunció el
Subdirector de la Agencia de Protección de Datos, le comenté este tema y la
respuesta fue que la Agencia entiende que si se pone de forma visible este
aviso en el mismo mail, ya está cumpliendo la normativa, porque evidentemente
no vas a enviar un mail colectivo a todos pidiendo permiso.
Atención:
es muy importante que si se pone este aviso y alguien se da de baja, que lo
demos realmente de baja de nuestro fichero y dejemos de enviarle más correos.
En las líneas anteriores he indicado varias
veces lo de “mails con información comercial”, y ha sido de forma intencionada,
para diferenciarlos de mails “necesarios” para nuestra actividad con el
cliente.
Es decir, que si nosotros enviamos un mail con
una factura, o con el aviso de nuestras vacaciones, eso es consecuencia directa
de nuestra relación con el cliente, y para eso, y en relación a las Leyes de
Internet o de Protección de Datos, no hay que pedirle permiso (otra cosa es que
el cliente no quiera las facturas por mail y las quiera por correo, pero eso no
tiene nada que ver con estas leyes).
En cambio, si le enviamos mails publicitarios,
o simplemente informativos como hacemos en nuestra empresa Corbiser S.L., sí
que debemos dar la opción de que se dé de baja, porque de forma resumida, esta
persona es cliente nuestro para comprarnos, pero no para que le enviemos
publicidad o información.
2- Datos de identificación de nuestra
empresa
La Ley de Internet establece la obligación de informar electrónicamente de
forma permanente, fácil, directa y gratuita de:
- Nombre o denominación social, y NIF
- Domicilio “postal” real (¡no valen los apartados
de correos!)
- Dirección de correo electrónico
- Datos de su inscripción en el Registro Mercantil
de su domicilio (para las sociedades)
No hay ninguna instrucción especial para cumplir
este requisito, y podemos hacerlo mediante las típicas páginas “Empresa”, “Quienes
somos”, “Datos legales”, etc.
En cierto modo, es más o
menos lo mismo que se exige en las facturas en papel, que es tener
perfectamente identificado al emisor de la misma, y en este caso, al titular o
responsable de la web.
Estos serian los requisitos básicos que
debería cumplir nuestra web, aunque en el caso de que se puedan realizar
transacciones directamente en ella, es decir, tenga lo que solemos llamar
“tienda online”, hay otra serie de requisitos que se deben cumplir, pero que
dejaremos para otra ocasión.
* Cookies
Como punto complementario aunque importante,
está el tema de las famosas “cookies”, que al ser un poco más técnico creo que
los destinatarios de este articulo ya conocen más, pero que deberíamos tener en
cuenta para poner el típico aviso de que nuestra web utiliza cookies y la forma
de desactivarlas o anularlas.
Aquí ya entraríamos en una discusión muy técnica
de si nosotros podemos controlar o no las cookies que nos vengan de fuera, por
así decirlo, si cada una es o no necesaria para prestar el servicio que nos
pide nuestro cliente, etc., suponiendo que seamos capaces de saber y localizar
todas las que utilizan nuestra web.
Por ello, para cumplir en lo posible la
normativa, está generalmente aceptado que poner el típico aviso es correcto.
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